Dodawanie lokalizacji do “Zapisz jako” w pakiecie Office

Przechowywanie dokumentów w bibliotekach Windows SharePoint Services jest najlepszym rozwiązaniem dla firm korzystających z pakietu Microsoft Office. Korzyści jakie daje przechowywanie dokumentów środowisku SharePointa jest masa: wersjonowanie, bezpieczeństwo czy dostęp w całej sieci. Warto więc doprowadzić do sytuacji gdy użytkownicy zapisują pliki od pierwszej ich wersji w bibliotekach dokumentów SharePointa. Opcję taką umożliwia tworzenie dokumentów na bazie szablonów przygotowanych w portalu. Jednak dla zwykłego użytkownika znacznie wygodniej jest rozpocząć pracę od aplikacji Word lub Exel i dopiero wtedy zapisać go w jakiejś lokalizacji. Także niejako próbują zrealizować ten sam cel, ale z drugiej strony. Ważne jest więc by im to umożliwić, upraszczając zarazem ich pracę. Naszym celem będzie umożliwienie użytkownikom zapisu plików z poziomu aplikacji Microsoft Office bezpośrednio do biblioteki SharePointa.

Oto kilka porad jak można to zrealizować:

1. Zmapować bibliotekę SharePointa do udziału sieciowego dostępnego z komputera. Użytkownik może wtedy zapisać plik wybierając lokalizację w Otoczeniu Sieciowym.
2. Powyższą czynność można uprościć nieco bardziej dodając taką bibliotekę do menu Zapisz w… Należy wybrać opcję zapisz jako, otworzyć otoczenie sieciowe, wybrać dany udział a następnie wybrać prawy przycisk myszy w menu "Zapisz w" oraz wybrać dodaj folder

1. Chcąc zapisać te lokalizacje na większej liczbie stanowisk najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie skryptu logowania, który automatycznie będzie dodawał dane biblioteki do menu zapisu. W tym celu najlepiej przygotować gotowe ustawienia na bazie rejestru systemowego. Otwieramy program RegEdid w polu Uruchom a następnie otwieramy ścieżkę HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice WERSJA_OFFICECommonOpen FindPlacesUserDefinedPlaces W miejscu tym tworzymy klucze o nazwie PlaceX, gdzie X należy zastąpić cyfrą począwszy od 0. Z kolei w tym podkluczu należy utworzyć dwie wartości o nazwach Name – wyświetlana nazwa oraz Path -ścieżka do pliku. Po stworzeniu listy wybranych biblitek wpisanych do rejestru należy wykorzystać następujące polecenie do skopiowania tych ustawień do pliku:

Tak stworzony plik należy udostępnić w jakimś dostępnym udziale sieciowym. Następnie stworzyć skrypt o następującej treści:

W taki oto prosty sposób możemy sprawić by naszym użytkownikom pracowało się prościej a zarazem usprawnić proces przechowywania dokumentów w SharePoincie.